Was passiert im ersten Gespräch?

30 Minuten. Sie erklären Ihre Situation, ich stelle Fragen. Kein Pitch, kein Druck. Wenn wir nicht passen, sage ich das ehrlich.

Was kostet ein Projekt?

Software: 5.000-50.000€ Festpreis. Beratung: 1.800€/Tag. Beides transparent, vorab genannt.

Wie lange dauert ein Projekt?

4-8 Wochen typisch. Komplexe Plattformen: 2-3 Monate. Realistische Timeline vorab, eingehalten.

Was wenn das Projekt nicht funktioniert?

Festpreis heißt: Das Risiko liegt bei mir. Sie zahlen für das Ergebnis, nicht für meine Zeit. Wenn etwas nicht läuft, lösen wir es.

Können Sie die Software danach warten?

Ja. Viele Kunden behalten mich für laufende Wartung. Oder ich übergebe alles dokumentiert an Ihr Team.

Was, wenn wir nicht zusammenpassen?

Das erste Gespräch ist kostenlos. Wenn ich nicht der Richtige bin, sage ich das und empfehle jemand anderen.

Wann brauche ich Beratung, wann Individualsoftware?

Beratung: wenn Sie Anbieter evaluieren, eine Migration planen oder Tech-Strategie brauchen. Individualsoftware: wenn Standard-Tools nicht passen. Oft führt eins zum anderen.

Können Sie bei der Anbieterauswahl helfen?

Ja. Ich evaluiere Optionen gegen Ihre Anforderungen, schneide durch Marketing-Sprech und helfe bei Verhandlungen. Keine Provisionen von Anbietern. Meine Beratung ist unabhängig.

Excel durch Software ersetzen: Wann lohnt sich der Umstieg?

Sie haben 47 Excel-Dateien. Eine davon heißt Kundenliste_FINAL_v3_neu_AKTUELL.xlsx.

Kommt Ihnen bekannt vor? Dann sind Sie hier richtig.

Das eigentliche Problem ist nicht Excel

Excel ist ein gutes Werkzeug. Zu gut. Es löst Probleme so schnell, dass niemand fragt, ob es das richtige Werkzeug ist.

Ein Vertriebsmitarbeiter braucht eine Übersicht seiner Leads? Fünf Minuten, fertig. Der Chef will eine Auswertung? Noch eine Tabelle. Die Buchhaltung braucht Zugriff? "Ich schick dir die Datei."

Drei Jahre später: 47 Dateien in 12 Ordnern. Der Prozess ist unternehmenskritisch. Niemand traut sich, etwas zu ändern.

Excel versteckt Prozesse, statt sie sichtbar zu machen. In einer echten Software sehen Sie: Auftrag kommt rein, wird geprüft, freigegeben, ausgeführt, abgeschlossen. In Excel ist alles eine Zeile. Ob etwas "in Bearbeitung" ist, steht in Spalte G. Oder im Kopf von Herrn Schmidt.

Wenn Herr Schmidt kündigt, ist das Chaos perfekt.

"Aber wir nutzen doch schon Google Sheets"

Cloud-Tabellen lösen das Versionsproblem. Alle arbeiten an derselben Datei. Das ist ein Fortschritt.

Was sie nicht lösen:

Validierung. Sheets nimmt jeden Wert. Negativer Umsatz, Datum im Textfeld, Tippfehler im Kundennamen. Alles geht durch.

Workflows. Ein Auftrag muss geprüft und freigegeben werden. In Sheets ist das eine Spalte "Status", die jeder ändern kann. "Freigegeben" vs. "freigegeben"? Viel Spaß beim Filtern.

Berechtigungen. Zugriff auf Region Nord, aber nicht Süd? Geht nicht. Die Lösung? Noch eine Datei. Und so landen Sie wieder bei 47 Tabellen, nur in der Cloud.

Skalierung. Bei 5 Leuten funktioniert das Sheet. Bei 15 wird es unübersichtlich. Bei 30 bricht es zusammen. Nicht die Technik versagt, sondern Tabellen erzwingen keine Struktur.

Wenn Ihre Sheets funktionieren: Bleiben Sie dabei. Aber wenn Sie trotz Cloud mit den folgenden Problemen kämpfen, ist das Tool nicht das Problem. Dann stoßen Sie an die Grenze dessen, was Tabellen können.

Fünf Zeichen, dass Excel nicht mehr reicht

1. Sie trauen Ihren eigenen Zahlen nicht.

Vor jedem Bericht ans Management die Frage: Stimmt das? Haben wir alle Quellen? Ist das die aktuelle Version? Sie rechnen stichprobenartig nach, obwohl Sie keine Zeit dafür haben.

2. Ihre Mitarbeiter sind Datenpfleger statt Fachkräfte.

Daten von System A nach Excel kopieren. Von Excel nach System B. Formeln reparieren. Zellen formatieren. Fragen Sie Ihre Leute, wie viel Zeit sie mit "Excel-Kram" verbringen. Die Antwort wird Sie nicht freuen.

3. Das Wissen steckt in Köpfen, nicht im System.

Nur Frau Müller weiß, dass Spalte K bei Neukunden leer bleiben muss, außer bei Rahmenverträgen. Wenn Frau Müller im Urlaub ist, ruft sie dreimal täglich jemand an.

4. Sie entdecken Fehler erst beim Kunden.

Eine falsche Zahl in einer Formel. Ein Wert, der "0" sein sollte, aber leer ist. Excel validiert nichts. Es nimmt jeden Wert. Ob der Sinn ergibt, merken Sie erst, wenn der Kunde sich beschwert.

5. Ihr Wachstum wird vom Prozess gebremst.

Sie könnten mehr Aufträge annehmen, aber Ihre Prozesse halten nicht mit. Jeder neue Mitarbeiter braucht Wochen, um zu verstehen, wie "das hier läuft". Was mit 10 Leuten ging, funktioniert mit 25 nicht mehr.

Was eine Ablösung bringt

Ein Immobilienunternehmen, mit dem ich gearbeitet habe. Verkauf von Wohnungen als Kapitalanlage über externe Berater.

Die Situation vorher:

Reservierungen in Excel, Kommunikation über WhatsApp, Dokumente in verschachtelten Dropbox-Ordnern
Eine Mitarbeiterin war hauptsächlich damit beschäftigt, Dokumente zu pflegen und Berater zu koordinieren
Provisionen wurden händisch berechnet. Überweisungen gingen an falsche IBANs, weil Kunden mehrere Konten angegeben hatten
Niemand wusste auf Anhieb, welche Wohnung gerade reserviert, verkauft oder noch frei war

Das System heute:

Ein Ort für alles: Reservierungen, Dokumente, Provisionen, Notartermine
Mehrstufiger Freigabe-Workflow, damit nichts durchrutscht
Automatische Provisionsberechnung, keine manuellen Fehler mehr
Berater sehen nur, was sie sehen sollen. Kunden bekommen ihre Dokumente per Link.

Projektdauer: 8 Wochen. Festpreis.

Die Rechnung für Ihren Fall

Rechnen Sie selbst:

Schritt 1: Fragen Sie jeden Mitarbeiter, der mit Excel arbeitet: "Wie viele Stunden pro Woche für Datenpflege, Suchen, Kopieren, Fehler korrigieren?" Erwarten Sie 15-40 Stunden insgesamt.

Schritt 2: Rechnen Sie mit echten Kosten. Nicht nur Gehalt, sondern Arbeitgeberkosten (Brutto × 1,5). Bei 3.500 Euro brutto: ca. 30 Euro pro Stunde.

Schritt 3: 20 Stunden × 30 Euro × 50 Wochen = 30.000 Euro pro Jahr.

Ein typisches Excel-Ablöse-Projekt: 8.000-25.000 Euro. Laufende Kosten: unter 100 Euro im Monat.

Bei 15.000 Euro Projekt und 30.000 Euro Jahreskosten für den Status quo: Amortisation in 6 Monaten.

Was die Rechnung nicht erfasst: Fehler, die Kunden kosten. Frust bei Mitarbeitern. Entscheidungen auf falschen Zahlen. Überweisungen an die falsche IBAN.

Und der größte Posten: Das Wachstum, das nicht stattfindet. Aufträge, die Sie ablehnen müssen. Mitarbeiter, die Sie nicht einstellen, weil Einarbeitung zu aufwändig wäre. Kunden, die nicht wiederkommen, weil die Reaktionszeit zu lang war.

Das ist Umsatz, den Sie nicht machen.

Wie ein Projekt abläuft

Erstgespräch (30 Min, kostenlos): Sie zeigen, was Sie haben. Ich sage ehrlich, ob eine Individuallösung sinnvoll ist. Manchmal ist die Antwort: Bleiben Sie bei Excel. Oder: Es gibt Standardsoftware, die passt.
Angebot mit Festpreis: Konkrete Zahl für konkreten Umfang. Das Risiko liegt bei mir.
Entwicklung (4-12 Wochen): Wöchentliche Updates. Keine Funkstille.
Einführung: Schulung, Begleitung in den ersten Wochen.

Wann Sie bei Excel bleiben sollten

Ihr Team ist überschaubar. Bei 2-5 Mitarbeitern funktionieren Tabellen. Die Kommunikationswege sind kurz, jeder weiß, was der andere macht. Der Overhead einer eigenen Software rechnet sich noch nicht.

Ihr Prozess ändert sich noch ständig. Software bildet Prozesse ab. Wenn Sie noch experimentieren, ist Excel flexibler.

Es gibt Standardsoftware, die passt. Für Buchhaltung, CRM, Projektmanagement existieren etablierte Tools. Wenn eins davon 80% Ihres Bedarfs deckt: nehmen Sie das. Die restlichen 20%? Die lassen sich oft durch Integrationen oder kleine Erweiterungen lösen. Dabei helfe ich auch.

Nächster Schritt

Sie haben ein Excel-Problem, das Sie Geld kostet. Oder schlimmer: das Sie Wachstum kostet.

30 Minuten. Sie erklären die Situation, ich stelle Fragen. Kein Pitch.

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